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Toggl

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Créer un client dans Toggl. Naviguez dans le menu “Clients” et cliquez sur “Nouveau client” en haut à droite.

À un stade ultérieur, MYBRX reliera le projet dans lequel vous travaillez à votre client dans MYBRX sur la base du numéro d’entreprise/numéro de TVA. Il est donc nécessaire que le numéro d’entreprise apparaisse dans le nom de votre client dans Toggl. Vous pouvez le faire en nommant votre client de l’une des trois manières suivantes :

  • Numéro de TVA du client, par exemple “BE 0563.846.944”.
  • Nom + numéro de TVA, par exemple : “MYBRX BE 0563.846.944”.
  • Numéro de TVA + Nom, par exemple “BE 0563.846.944 MYBRX”.

Gardez toujours le numéro de TVA/numéro d’entreprise séparé des autres mots du nom.

Toggl stap 1 - Toggl
Toggl stap 2 - Toggl

Une fois que vous avez créé un client, vous pouvez créer un projet dans lequel vous suivez les heures de travail de ce client. Allez dans le menu des projets et cliquez sur “Ajouter un nouveau projet”.

Veuillez remplir les informations suivantes :

  • Nom du projet : le nom de votre projet (vous pouvez le choisir vous-même)
  • Espace de travail : Si vous avez plusieurs comptes ou espaces de travail, vous pouvez les sélectionner ici.
  • Client : Choisissez votre client
  • Confidentialité : déterminez si votre projet est privé ou public.

Nous allons maintenant configurer le taux horaire pour votre travail comme un produit dans MYBRX. Sur la base de ce produit, à savoir une heure de travail, le prix figurant sur votre facture sera calculé. Vous pouvez saisir différents taux horaires pour différents types de tâches. Saisissez toujours une référence de produit. Vous pouvez choisir les vôtres, mais veillez toujours à ce qu’elles soient différentes. La référence produit du taux horaire que vous souhaitez utiliser pour un certain projet est alors saisie comme une étiquette dans Toggle.

Toggl stap 3 - Toggl
Toggl stap 4 - Toggl

Dans Toggl, naviguez dans le menu ‘Tags’ et cliquez sur ‘New Tag’. Nommez l’étiquette la référence produit de MYBRX de votre prix horaire et cliquez sur CRÉER.

Rendez-vous sur le site Web de Zapier, créez un compte et inscrivez-vous. Comme vous n’avez besoin que d’un seul déclencheur et d’une seule action pour l’intégration, vous pouvez utiliser le compte gratuit.

Maintenant nous allons créer un Zap. C’est un flux de travail avec au moins un déclencheur dans un outil et une action dans un autre (ou le même) outil. Dans le cas de ce tutoriel, il s’agit du flux de travail où l’enregistrement du temps dans Toggl fonctionne comme un déclencheur pour créer une facture et la formater dans MYBRX sur la base de l’enregistrement du temps combiné avec le prix horaire lié à la référence du tag/produit dans Toggl.

Après vous être inscrit, cliquez sur “Faire un Zap” dans le coin supérieur gauche et donnez un nom à votre Zap.

Toggl stap 5 - Toggl
Toggle stap 6 - Toggl

Dans le Zap que vous venez de créer, vous pouvez maintenant définir un déclencheur. Dans ce cas, ce déclencheur est la saisie d’une heure dans Toggl. Tapez Toggl dans le champ de recherche et cliquez sur l’icône Toggl.

Dans le menu déroulant de l’écran suivant, choisissez “Nouvelle entrée de temps” comme “Événement déclencheur”. Cliquez ensuite sur “Continuer”.

Toggle stap 7 - Toggl
Toggle stap 8 - Toggl

Sur l’écran suivant, vous devrez vous connecter à Zapier pour que ce dernier puisse récupérer les données de votre compte Toggle. Cliquez sur “Log in with Toggle”. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez saisir la clé API de votre compte Toggle. Vous pouvez la trouver dans votre compte Toggle. Pour ce faire, dans Toggle, cliquez sur l’icône située à côté de votre nom de compte et de votre adresse électronique dans le coin inférieur gauche. Faites défiler la page de votre profil et copiez la clé API.

De retour dans Zapier, vous pouvez maintenant sélectionner votre espace de travail. Cliquez ensuite sur “Continuer”.

Toggle stap 9 - Toggl
Toggle stap 10 - Toggl

Ensuite, Zapier vous propose de tester votre Trigger. Si vous n’avez pas encore de données dans Toggl, vous devez d’abord entrer une “Saisie de l’heure”, sinon Zapier n’a pas de données pour effectuer votre test.

Allez sur Toggle et insérez un enregistrement du temps dans votre projet. Veillez à désigner le bon client et le bon tag (ou produit) lorsque vous vous connectez.

Après avoir saisi votre enregistrement temporel dans Toggl, revenez à Zapier et effectuez le test. Après le test, cliquez sur “Continuer”.

Toggle stap 11 - Toggl
Toggle stap 12 - Toggl

Dans l’étape suivante, nous allons mettre en place une action à exécuter sur la base de notre Trigger, à savoir la création d’une facture dans MYBRX. Dans votre Zap, cliquez sur la case suivante : “Action”.

Tapez ‘MYBRX’ dans la barre de recherche et cliquez sur l’icône MYBRX. Ensuite, dans le menu déroulant sous “Action Event”, sélectionnez “Update or add Invoice” et cliquez sur “Continue”.

Tout comme vous avez dû vous connecter à Toggle lorsque vous avez créé votre Trigger, vous pouvez maintenant vous connecter à MYBRX. Si vous gérez plusieurs entreprises avec votre login, vous pouvez sélectionner la bonne entreprise sur le deuxième écran. Cliquez ensuite sur “Continuer”.

Toggle stap 13 - Toggl
Toggle stap 14 - Toggl

Dans l’écran suivant, choisissez les données de Toggle que cette action utilise. Sélectionnez chacun d’entre eux dans le menu déroulant (utilisez la fonction de recherche si nécessaire).

  • TVA client : Ici vous sélectionnez ‘Nom du client du projet’, qui est le nom que vous avez donné au client dans Toggl.
  • Produit : Nous avons défini le produit comme une étiquette. Sélectionnez donc ‘Tags’ ici
  • Quantité : La quantité est le temps suivi ou saisi dans Toggl, sélectionnez ‘Durée Heures’.

Après cela, Zapier vous demande à nouveau d’effectuer un test. Lorsque vous exécutez ce test, une facture est créée dans MYBRX. N’oubliez pas de supprimer la facture dans MYBRX après le test. Après le test, vous pouvez activer le Zap.

Toggle stap 15 - Toggl

Enregistrement du temps

Générez automatiquement des factures à partir de toutes vos saisies de temps.

Déclencheurs

Zapier déclenche des actions dans d'autres logiciels.

Les deux versions

Disponible pour la version payante et gratuite de Toggl.

Vous souhaitez plus d’informations sur MYBRX ? Contactez-nous sans engagement au numéro 078 077 066.

Travaillez plus efficacement avec MYBRX et Toggl

Grâce à l’intégration, vos entrées de temps dans Toggl sont automatiquement converties en factures dans MYBRX. Cette intégration se fait via Zapier, un outil qui relie des logiciels et déclenche des actions dans d’autres logiciels en fonction de déclencheurs. Cette intégration fonctionne aussi bien pour la version gratuite que pour la version payante de Toggl.

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Service A - Toggl

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